Le règlement intérieur dans les entreprises

Obligatoirement établi dans les entreprises ou établissements employant habituellement au moins 20 salariés, le règlement intérieur fixe des règles dans les domaines de l’hygiène et la sécurité et la discipline. En matière disciplinaire, il contient nécessairement un certain nombre de clauses, lesquelles ne peuvent avoir un caractère discriminatoire ou porter atteinte aux libertés. En cas d’illégalité, l’inspecteur du travail peut intervenir...

A savoir
Un salarié sanctionné sur la base d’une disposition illégale du règlement intérieur peut saisir le conseil de prud’hommes. 

Comment est établi le règlement intérieur ?
Les entreprises ou établissements employant habituellement au moins 20 salariés doivent mettre en place un règlement intérieur. Les étapes :

- rédiger le projet de règlement (avec si nécessaire des dispositions spéciales pour une catégorie de personnel ou une division de l’entreprise) ;

- soumettre le projet au comité d’entreprise (ou s’il n’y en a pas, aux délégués du personnel) et, pour les matières relevant de sa compétence, au CHSCT. Dans les entreprises dans lesquelles aura été mis en place le « comité social et économique » (CSE), nouvelle instance unique de représentation du personnel, le règlement intérieur ne pourra être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis de ce comité ;

- déposer le document au secrétariat-greffe des prud’hommes.

Au titre de la formalité dite de « publicité », le règlement intérieur est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. Cette disposition, issue du décret du 20 octobre 2016 (en vigueur depuis le 23/10/2016) se substitue à celle précédemment en vigueur imposant, comme seul moyen de publicité, un affichage du règlement intérieur.

En même temps qu’il fait l’objet des mesures de publicité, le règlement intérieur, accompagné de l’avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel et, le cas échéant, du CHSCT, est communiqué à l’inspecteur du travail. Dans les entreprises dans lesquelles a été mis en place le nouveau « comité social et économique » (CSE), c’est l’avis de ce comité qui doit être communiqué à l’inspecteur du travail.

Les mêmes formalités doivent être accomplies en cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur.

Le règlement entre en vigueur à la date qu’il fixe, date qui se situe au moins un mois après le dépôt au secrétariat-greffe et l’accomplissement de la formalité de publicité (voir ci-dessus).

Selon la Cour de cassation (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 2012, le règlement intérieur et les notes de service qui le complètent ne peuvent produire effet que si l’employeur a accompli les diligences prévues par l’article L 1321-4 du code du travail ; dès lors, l’employeur qui ne peut justifier avoir préalablement consulté les représentants du personnel et communiqué le règlement à l’inspecteur du travail, ne peut reprocher à un salarié un manquement aux obligations édictées par ce règlement et par une note de service.

Quelles sont les clauses obligatoires ?
Le règlement intérieur, obligatoirement écrit, fixe exclusivement :

- les règles générales et permanentes relatives à la discipline (conditions de circulation dans ou en dehors de l’établissement, respect de l’horaire de travail…) et notamment, la nature et l’échelle des sanctions (avertissement, mise à pied, …). Une sanction ne peut alors être prononcée à l’encontre d’un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur ; s’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire, celle-ci ne sera licite que si le règlement fixe sa durée maximale (Cass. soc., 26 oct. 2010) ;

- les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 4122-1 du code du travail ;

- les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises.

Sur le lieu de travail, aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée. Toutefois, lorsque la consommation de ces boissons alcoolisées est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l’employeur, en application de l’article L. 4121-1 du code du travail, prévoit dans le règlement intérieur ou, à défaut, par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d’accident. Ces mesures, qui peuvent notamment prendre la forme d’une limitation voire d’une interdiction de cette consommation, doivent être proportionnées au but recherché.

Le règlement intérieur rappelle :

les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés (procédure disciplinaire) définis aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du code du travail ou par la convention collective applicable ;

les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le code du travail.

L’agissement sexiste est défini par l’article L. 1142-2-1 du code du travail comme « tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. »

Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché. Sur la question du fait religieux en entreprise, on pourra utilement se reporter au guide pratique proposé par le ministère du Travail.

S’agissant du principe de neutralité, on pourra également se reporter à l’arrêt de la Cour de cassation du 22 novembre 2017 qui :

- d’une part, rappelle que l’employeur est investi de la mission de faire respecter au sein de la communauté de travail l’ensemble des libertés et droits fondamentaux de chaque salarié ;

- d’autre part, l’autorise à prévoir dans le règlement intérieur de l’entreprise ou dans une note de service soumise aux mêmes dispositions que le règlement intérieur, en application de l’article L. 1321-5 du code du travail, une clause de neutralité interdisant le port visible de tout signe politique, philosophique ou religieux sur le lieu de travail, dès lors que cette clause générale et indifférenciée n’est appliquée qu’aux salariés se trouvant en contact avec les clients ;

- enfin, précise qu’en présence du refus d’une salariée (en l’espèce, il s’agissait d’une salariée qui portait le foulard islamique) de se conformer à une telle clause dans l’exercice de ses activités professionnelles auprès des clients de l’entreprise, il appartient à l’employeur de rechercher si, tout en tenant compte des contraintes inhérentes à l’entreprise et sans que celle-ci ait à subir une charge supplémentaire, il lui est possible de proposer à la salariée un poste de travail n’impliquant pas de contact visuel avec ces clients, plutôt que de procéder à son licenciement. 

Aucune autre clause n’est autorisée. Ainsi un règlement intérieur ne peut prévoir de règles sur l’utilisation du crédit d’heures par les représentants du personnel, les heures supplémentaires ou l’ordre de passage aux douches…

Quelles sont les clauses interdites ?
Dans tous les cas, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché.

Interdire les conversations personnelles, imposer une tenue de travail alors que l’intérêt de l’entreprise ne le justifie pas, prévoir des fouilles systématiques des armoires individuelles… autant de mesures portant atteintes aux droits et libertés des salariés. En revanche, autoriser le contrôle d’alcoolémie de salariés qui exercent des fonctions susceptibles d’exposer des personnes ou des biens à un danger, est admis, dès lors que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation.

De même, le règlement intérieur ne peut contenir de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle ou identité de genre (sur la notion d’identité de genre, voir précisions ci-dessous), de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille ou en raison de leur état de santé ou de leur handicap. 

Comme l’indique le Conseil constitutionnel dans sa décision du 26 janvier 2017, « il résulte des travaux parlementaires qu’en ayant recours à la notion d’identité de genre, le législateur a entendu viser le genre auquel s’identifie une personne, qu’il corresponde ou non au sexe indiqué sur les registres de l’état-civil ou aux différentes expressions de l’appartenance au sexe masculin ou au sexe féminin. »

L’intervention de l’inspecteur du travail
A tout moment, l’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement intérieur contraires aux prescriptions du code du travail. Sa décision est communiquée aux membres du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu’aux membres du CHSCT pour les matières relevant de sa compétence. Si un CSE a été mis en place dans l’entreprise, c’est à ses membres que doit être communiquée la décision de l’inspecteur du travail.

Lorsque, saisi par un salarié qui conteste une sanction, le conseil de prud’hommes écarte l’application d’une clause illégale du règlement intérieur, une copie du jugement est adressée à l’inspecteur du travail et aux représentants du personnel.

Par ailleurs, selon des modalités qui seront précisées par décret, l’inspecteur du travail sera amené à se prononcer de manière explicite sur toute demande, formulée par l’employeur, visant à apprécier la conformité de tout ou partie d’un règlement intérieur aux dispositions des articles L. 1321-1 à L. 1321-3 et L. 1321-6 du code du travail (procédure dite de « rescrit »).

Source : fiches pratiques du Ministère du Travail. Mise à jour du 21/09/2015. Photo : Dominique Ducouret - Fotolia.com.

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