L’externalisation : avantages et inconvénients

L'externalisation sous-traitance (outsourcing), désigne le transfert de tout ou partie d'une fonction d'une organisation (entreprise ou administration) vers un partenaire externe. Elle consiste très souvent en la sous-traitance des activités jugées non essentielles et non stratégiques : pour une entreprise, il s'agit de celles qui sont les moins productrices de revenus. Il s'agit d'un outil de gestion stratégique qui se traduit par la restructuration d’une entreprise au sein de sa sphère d’activités : ses compétences de base et son activité principale (core business en anglais)...

Avantages et inconvénients
Les quatre principales motivations sont les suivantes :

- Contrôler et réduire les coûts opérationnels de l'entreprise avec pour objectifs d'améliorer certains ratios, de connaitre et de prévoir les montants avec précision. L'externalisation permet une vision à moyen et long terme étant donné l'évolution plus lente des coûts externes par rapport aux coûts internes de l'entreprise.

- Investir dans les secteurs clés les plus productifs de l'entreprise. Externaliser consiste alors à se focaliser sur son cœur de métier. C'est d'autant plus intéressant lorsque les activités externalisées sont peu maîtrisées au sein de l'entreprise, et sont donc réalisées avec plus ou moins de succès dans des délais assez importants. De plus, la perspective d'un travail de qualité nécessiterait en interne des investissements élevés.

- Augmenter sa compétitivité en bénéficiant de compétences humaines, technologiques et matérielles récentes : les entreprises spécialisées dans l’externalisation effectuent sans cesse des investissements pour rester compétitives et grâce à la mutualisation, ces prestataires peuvent proposer les meilleurs profils, processus et matériels élaborés à des prix très compétitifs.

- Anticiper, afin d'accélérer des changements structurels : par exemple, lorsque le facteur temps est prioritaire, le recours à l'externalisation va fluidifier et accélérer la mise en œuvre, du fait de la rapidité du processus. Ainsi, plus l'environnement aura tendance à évoluer rapidement, plus le recours à un prestataire externe aura du sens car il pourra mettre en place les équipes et les moyens nécessaires à la situation. La flexibilité du prestataire sera appréciable, autant lors des phases de croissance que des phases de décroissance.

L'externalisation présente également des inconvénients :

- La perte de maîtrise et des compétences au sein de l'entreprise ainsi que le manque de formations des employés qui n'ont pas les outils nécessaires pour accomplir leurs fonctions.
- Le sentiment d'appartenance moins importante à l'entreprise qui sous-traite et à ses projets de l'équipe externalisée par rapport à une équipe interne.
- La dépendance vis-à-vis du prestataire, comme des délais trop longs ou une détérioration du service.
- Un manque d'information et de transparence.
- La diminution des salaires versés aux employés.
- La détérioration que la qualité de la production ou du service fournies par celle-ci (par exemple les lignes aériennes qui sous-traitent Swissport pour leur services au sol.)
- La déresponsabilisation envers les entreprises, ainsi que le conflit sur les procédures à suivre ce qui crée un climat de travail malsain.
- La crainte d'une irréversibilité.
- Les facteurs psychologiques, notamment pour les cadres et les personnels en place s'interrogeant sur leur maintien en poste en cas de recours par leur employeur à une équipe externalisée ou sur une remise en question sur la crédibilité des employeurs ainsi que le manque d'avantages sociaux.

Principaux risques
Il existe également certains risques en matière d’externalisation :

- Coûts cachés avant externalisation révélés après qui réduit voire annihile l'avantage économique initialement prévu dans la chaîne de valeur (effet devise, coûts du transport, gestion du personnel voire de l'encadrement, etc.).
- Perte de confiance auprès du fournisseur sous-traitant ou la création de conflits d'intérêts ce qui diminue le rendement et la performance de la société sous-traitante.
- Perte de la qualité du produit ou de la prestation entraînant une perte de compétitivité voire une perte de part de marché.
- Perte de substance au sein de l'entreprise par la perte du contrôle des opérations ou la perte de connaissances fondamentales dans l’entreprise, de son capital immatériel.
- Diminution de la maîtrise des informations par la perte de la confidentialité d'informations sensibles.
- Fiabilité et pérennité du partenaire externe choisi (risque de réputation notamment).
- Mauvaise réversibilité de l'opération en cas de « réinternalisation » (ou backsourcing).

Moyens de la prévention
Il faut examiner ces risques de près ultérieurement avec son fournisseur avant de signer tout contrat. Il importe également de diagnostiquer le rythme habituel d'évolution du périmètre à externaliser; plus ce changement est fréquent, mieux devront être définis contractuellement avec le prestataire de services quelles sont les modalités d'étude et de réalisation de ces changements.

Il faut tenir compte des stratégies de limitation des risques dans le contrat d’externalisation. Par exemple, il est possible de régler le problème du manque de confidentialité en donnant seulement accès à l’information pertinente au processus externalisé.

L'effet de mode ou d'imitation de la concurrence est en tous les cas à proscrire comme cela a pu être le cas en matière d'infogérance informatique avec l'effet Kodak entre Kodak et IBM. Dans le secteur de la construction d'avions, les limites de l'externalisation semblent atteintes dès lors que les compétences internes ne sont plus suffisantes pour maîtriser les délais de lancement annoncés (retards de livraison de l'A380 comme du dernier né de Boeing).

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Des spécialistes de l'externalisation intelligente :

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