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Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative à la déclaration unique d’embauche comprenant la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)…

L’employeur a également des obligations à l’égard du salarié. Certaines entreprises peuvent avoir recours au dispositif du Titre emploi-service entreprise (TESE) destiné à leur faciliter l’accomplissement des obligations sociales liées à l’embauche (DUE) et à l’emploi de salariés (contrat de travail, bulletins de paie, etc.). En vigueur depuis le 1er avril 2009, le TESE remplace le chèque emploi « très petites entreprises » (CE-TPE) et le titre emploi-entreprise « occasionnels » (TEE). Les dispositions relatives au TESE s’appliquent aux employeurs qui avaient adhéré à l’un ou l’autre de ces dispositifs sans qu’ils aient à procéder à une nouvelle adhésion ; ils recevront une information détaillée sur le TESE de l’organisme qui gère le dispositif dont ils sont adhérents (selon le cas, le TEE ou le CE-TPE). Les associations qui emploient au plus 9 salariés équivalents temps plein peuvent recourir au chèque emploi associatif. Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant de l’embaucher qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité lui permettant de le recruter sur cet emploi. En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

A savoir

La déclaration unique d’embauche peut être réalisée directement sur Internet

Qu’est-ce que la déclaration unique d’embauche ?
Les formalités obligatoires liées à l’embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle doit être remplie par l’employeur et adressée à l’URSSAF - ou à la Mutualité sociale agricole (MSA) - dont l’entreprise relève.

Les particuliers employeurs de salariés qui occupent des emplois familiaux ou d’assistante maternelle ne sont pas assujettis à la DUE.

La déclaration unique d’embauche permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :

- immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, s’il ne l’est pas ;

- immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale, s’il s’agit d’une première embauche ;

- affiliation à l’assurance chômage pour un premier salarié ;

- déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) ;

- adhésion à un service de santé au travail ;

- déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;

- pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier. La DUE est adressée à l’URSSAF par télématique (3614 embauche + numéro du département d’implantation de l’établissement), par télécopie, courrier, Internet) ou encore par échange de données informatisées.

La déclaration préalable à l’embauche : de quoi s’agit-il ?
La DUE contient une déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE) qui doit être adressée à l’URSSAF ou à la Mutualité sociale agricole (MSA), avant toute embauche, et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé. À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.

Un salarié peut demander, par écrit, aux services compétents en matière de travail dissimulé dont la liste figure à l’article L. 8271-7 du Code du travail et notamment à l’Urssaf, si son employeur a accompli la déclaration préalable à l’embauche le concernant. Cette demande doit comporter les précisions figurant à l’article D. 8223-1 du Code du travail. La réponse intervient dans les 30 jours qui suivent sa demande et contient les informations mentionnées à l’article D. 8223-2 du Code du travail.

La déclaration préalable doit être réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle s’effectue au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard dans l’instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé. L’employeur procède à la déclaration en utilisant, au choix, le minitel, la télécopie, la lettre recommandée avec avis de réception ou encore l’échange de données informatisées. L’indisponibilité du moyen choisi l’oblige à utiliser l’un des autres moyens proposés. Si l’employeur opte pour la lettre recommandée, celle-ci devra être postée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

Dans tous les cas, l’URSSAF ou la MSA adresse à l’employeur, dans les cinq jours ouvrables, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié. S’il constate une erreur dans les mentions portées sur l’accusé de réception, l’employeur dispose d’un délai de deux jours pour en demander la rectification à l’URSSAF ou à la MSA.

Quelles sont les autres formalités obligatoires ?
Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.

A signaler toutefois que la situation de l’emploi ou l’absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail n’est pas opposable à une demande d’autorisation de travail présentée pour un étranger non ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne, d’un autre Etat partie à l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse souhaitant exercer une activité professionnelle dans un métier et une zone géographique caractérisés par des difficultés de recrutement et dont la liste figure en annexe de l’arrêté du 18 janvier 2008

Les ressortissants des États membres de l’Espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) ainsi que les ressortissants suisses ont le droit de chercher et d’occuper un emploi librement en France, et ce en vertu notamment des dispositions de l’article 48 du Traité sur l’Union européenne. Aucune autorisation de travail ni titre de séjour n’est donc requis de ces ressortissants, sous réserve qu’ils puissent produire un document (passeport, carte nationale d’identité) en cours de validité justifiant de leur qualité de citoyen de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Confédération helvétique La situation est la même pour les ressortissants des 10 nouveaux Etats membres de l’Union européenne au 1er mai 2004 (Chypre et Malte depuis le 1er mai 2004 ; Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, République tchèque, Slovaquie, Slovénie depuis le 1er juillet 2008). L’autorisation de travail reste obligatoire pour les ressortissants des deux nouveaux États membres au 1er janvier 2007 (Bulgarie, Roumanie) durant une période transitoire allant de 2 à 7 ans. Toutefois, pour ces ressortissants, la procédure de délivrance des autorisations de travail est simplifiée et accélérée pour l’occupation d’un emploi dans l’un des métiers connaissant des difficultés de recrutement dont la liste figure en annexe de l’arrêté du 18 janvier 2008 : pour l’occupation d’un emploi dans l’un de ces métiers, l’autorisation de travail reste maintenue, mais la situation de l’emploi, critère à l’origine de la plupart des refus d’autorisation de travail, n’est plus opposable.

Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel.

Adresser à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois précédent. Obligatoire uniquement pour les entreprises de 50 salariés et plus, cette formalité ne concerne que les contrats de travail d’une durée supérieure à un mois.

Quels sont les documents à remettre au salarié ?
Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié :

- un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l’embauche et mentionnant l’identité de l’URSSAF ou de la MSA destinataire de la déclaration ;

- le volet détachable de l’accusé de réception adressé par l’URSSAF ou par la MSA, lors de la déclaration préalable à l’embauche. Toutefois, l’employeur est dispensé de ces formalités s’il établit, dès l’embauche, un contrat de travail qui comporte l’identification de l’URSSAF ou de la MSA et qui rappelle que le salarié dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant (Loi informatique et libertés).

Quelles sont les autres obligations à l’égard du salarié ?
Procéder à la visite médicale d’embauche, avant l’expiration de la période d’essai. À noter que si l’intéressé est soumis à une surveillance médicale spéciale (travailleur handicapé, personne affectée à certains travaux, travailleur de nuit, femme enceinte…) la visite médicale doit avoir lieu avant l’embauche.

Organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché. Il s’agit de l’informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L’information doit être donnée d’une manière compréhensible pour chacun.

Enfin, certains affichages destinés à informer les salariés doivent être effectués dans l’établissement.

Ils concernent principalement :

- l’horaire de travail des salariés et la durée des repos. Cet horaire est transmis à l’inspection du travail ; l’adresse et le numéro d’appel de l’inspection du travail, du service de santé au travail et des services de secours d’urgence ;

- l’intitulé et les références de la convention collective applicable, ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l’entreprise ;

- le règlement intérieur, les consignes en cas d’incendie et les textes de loi relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la lutte contre les discriminations) ;

- les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine de la HALDE (08 1000 5000).

Source : Ministère du Travail, mise à jour du 17/05/2010

Pour aider votre entreprise à remplir ses obligations sociales, des experts-comptables :

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