La dématérialisation, en savoir plus

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. On parle aussi d'informatisation ou de numérisation car la substitution du papier par l'électronique n'est jamais complète, la création d'un « bureau sans papier » ou « zéro papier » étant encore une utopie...

Le dématérialisation  vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).

La dématérialisation comme conséquence et expansion de l'informatisation en a la plupart de ses avantages et inconvénients. 

Processus global d'informatisation
La dématérialisation a commencé par des initiatives individuelles et localisées visant à réduire les contraintes matérielles des traitements traditionnels de l'information, notamment en matière de délais de communication ou disponibilité de l'information. Dès 1967, l'envoi d'une disquette — de surcroît infiniment duplicable — pouvait être plus rapide et moins coûteux que celui des cent pages d'équivalent papier. Le bénéfice obtenu a ensuite été recherché par un plus grand nombre, toujours mieux pourvu en matériel requis, puis de manière de plus en plus systématique et professionnelle, au point d'en faire une caractéristique de l'informatisation des structures ou des cultures.

Condition d'une automatisation maximale du traitement des données, la dématérialisation bien conçue et bien gérée permet des gains de productivité même difficilement chiffrables et à moyen terme de dynamiser les activités d'une région, en facilitant par exemple le partage d'informations.

Entraînant un changement profond des pratiques, progressivement à tous les échelons de l'entreprise ou collectif, il est intéressant à plusieurs titres que la dématérialisation soit un projet partagé plus ou moins formellement par des ensembles de partenaires : chacun bénéficie ainsi des ressources numériques, de la facilité d'échange de données, puis de traitement, tout en évitant la coûteuse numérisation des documents restant chez certains dans leur forme traditionnelle. Pour ces raisons, le gain de productivité apporté à un secteur par une dématérialisation de ses agents économiques peut faire l'objet d'une reconnaissance et d'un soutien de la part de l'autorité publique. Dans l'état actuel des législations nationales, des difficultés juridiques subsistent pour une complète exploitation des possibilités : (authentification des partenaires, de leur signature, etc.).

Les avantages de la dématérialisation en termes de disponibilité de la version électronique, de préservation des œuvres et de manutention, ont progressivement été exploités par des institutions de plus en plus importantes en matière de gestion de documents imprimés, même au prix d'une réorganisation. Ces institutions, essentiellement des bibliothèques, sont de ce point de vue devenues créatrices ou fournisseurs de biens immatériels toujours disponibles et préservés d'une disparition accidentelle.

Aspects environnementaux
D'un point de vue plus large, le terme dématérialisation est insatisfaisant en ce que les supports d'information électroniques et leur exploitation imposent la consommation de ressources matérielles, soit, en termes économiques, de matières premières comme les métauxdes équipements électroniques. De même, la dématérialisation a des conséquences sur le plan de l'énergie consommée pour leur élaboration et utilisation, ainsi que du point de vue de la gestion des déchets électroniques.

La dématérialisation est ainsi à l'origine d'une affirmation selon laquelle le passage à une économie de l'immatériel permettrait d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable — affirmation contestée.

Selon l'ingénieur français Jean-Marc Jancovici, la dématérialisation de l'économie ne réduirait pas la consommation de ressources, considérant qu'on ne supprime pas la matière support de l'information, mais qu'on la change seulement. De plus, même si la part des services augmente, cela ne signifie pas que la consommation d'énergie y soit inférieure à ce qu'elle est dans l'industrie.

Selon l'étude sur la raréfaction des métaux faite par Philippe Bihouix, Benoît de Guillebon, et l'Association des centraliens, « La prétendue dématérialisation de l'économie ne réduit pas la consommation de matières premières ou d'énergie ». Le développement des technologies de l'information et de la communication depuis les années 1970 a conduit à une augmentation importante de la consommation de petits métaux et d'électricité : alors que l'on utilisait moins de vingt métaux dans les années 1970, on utilise depuis le XXI siècle environ 60 métaux.

Philippe Bihouix, ingénieur spécialiste de la finitude des ressources et de son interaction avec la question énergétique, rappelle que le secteur de l'informatique et des télécommunications n'a rien de virtuel, comme le réseau Internet : les serveurs, les antennes-relais, les terminaux, les accessoires, les câbles transocéaniques de faisceaux de fibres optiques consomment de l'énergie et des matières premières. L'impact environnemental dans l'économie numérique n'est donc pas neutre. 

Domaines
Le développement d'Internet participe au processus de dématérialisation dans tous les domaines et jusqu'aux consommateurs individuels, comme le téléchargement qui remplace dans le secteur du jeu vidéo les cartouches de jeu ou les CD.

Exemples de dématérialisation :

- Dématérialisation de courriers entrants ;
- Dématérialisation de documents des ressources humaines ;
- Numérisation des livres ;
- Dématérialisation des examens ;
- Dématérialisation de factures ;
- Dématérialisation des jeux vidéo ;
- Dématérialisation de la monnaie (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule plus entre les banques mais seulement l'« image chèque », image numérique. La dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'échange d'image chèque) ;
- Dématérialisation du conseil d'administration.

Mise en œuvre
Le changement de support implique l'utilisation d'un :

- Certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique) ;
- Horodatage, timestamp, qui garantit l'heure et la date de chaque étape du traitement ;
- Espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers ;
- D'une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par Markess International :

- D'une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ;
- D'autre part, la dématérialisation dite « duplicative » de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l'information et son traitement.

France
L'année 2012 est un tournant pour la dématérialisation en France. C'est l'année de parachèvement du processus de dématérialisation des procédures de marchés publics, initié en 2001, qui marque l'entrée de l'acheteur public dans l'ère de la maîtrise des échanges immatériels.

Les administrations peuvent depuis le 1 janvier 2012 être en mesure de recevoir des factures dématérialisées, et donc rattraper leur retard sur leurs voisins européens (tels que la Suède ou le Danemark). Cependant les collectivités locales ne sont pas encore obligées de suivre cette mesure, bien qu'elles représentent la majeure partie des faces traitées. « Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique. Les règles du jeu sont désormais complètes ».

Le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l'intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées. »

Concernant plus spécifiquement les factures électroniques, l’ordonnance du 26 juin 2014 dresse un calendrier très précis. Les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ont l'obligation de n'envoyer que des factures dématérialisées :

- Depuis le 1 janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
- Depuis le 1 janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- Depuis le 1 janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;
- Le 1 janvier 2020 pour les micro-entreprises. 

En janvier 2019, le Défenseur des droits alerte les pouvoirs publics sur le risque lié à une dématérialisation trop rapide et sans précaution des services publics. Pour certains l'accès via internet « crée des distances et des obstacles », c'est le cas pour ceux qui n'ont pas d'ordinateur ou qui habitent une zone blanche. Le Défenseur des droits propose une « clause de protection », afin que l'utilisateur ne soit pas tenu pour « responsable » en cas de problème technique.

Texte sous licence CC BY-SA 3.0. Contributeurs, ici. Photo : Nmedia - Fotolia.com.

Pour accompagner les entreprises dans la numérisation de leurs documents :

91140 - XEROBOUTIQUE SUD http://www.photocopieur-imprimante-couleur.com
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