Réussir une réunion de travail

Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Mais pour réussir une réunion, il faut suivre quelques fondamentaux...

Règles pour réussir une réunion de travail
Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques et épistolaires ne suffisent pas à traiter le problème posé. L’intérêt d’une réunion est de profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. Les participants doivent viser l’efficacité et la productivité.

Pour être efficace et performant en réunion, une préparation rigoureuse est nécessaire. Cela permet d'éviter les hors-sujets et les pertes de temps d’une part, les luttes d’influence, les prises de parole excessives et la dispersion d’autre part. Voici les principales règles qui devraient vous permettre de mener à bien votre réunion en profitant au mieux des échanges entre les différents participants :

1. Définir le thème de la réunion (titre + une phrase d’introduction), préciser sa nature : informer, discuter, négocier, débattre, décider, résoudre…, indiquer son objectif : informer à propos de quoi, résoudre quel problème…

2. Désigner un responsable de l'organisation de la réunion : son rôle et ses délégations doivent être définies. Il doit choisir les participants, leur envoyer une convocation, définir le lieu et la date de la réunion. Si le problème a déjà été traité, il peut charger quelqu’un d’analyser les conclusions voire les solutions existantes, afin de les exposer au reste du groupe lors de la réunion.

3. Le délai entre la convocation et la réunion dépend du caractère plus ou moins formel de celle-ci. Par exemple, une simple réunion entre collègues peut être décidée quelques jours à l'avance alors qu'une réunion où seraient présents le PDG ou des intervenants extérieurs exigerait un délai de plusieurs semaines. Par ailleurs, un délai important permet de rédiger des documents à adresser aux participants quelques jours avant la réunion pour leur permettre de réfléchir à leur intervention éventuelle (rôle et contribution).

4. Choisir le lieu de la réunion en fonction du nombre des participants, réserver la salle, réfléchir à la disposition des participants et au matériel audiovisuel qui sera nécessaire. Dans la convocation, préciser si l'on souhaite la présence effective du destinataire ou s'il peut se faire représenter.

5. Préparer un ordre du jour précis : sous la forme d’un tableau avec en colonne points à aborder, temps à passer dessus, membres responsables.

6. Produire des documents préalables clairs et exploitables comme une fiche de synthèse des documents relatifs au sujet, accompagnée de la liste exhaustive des documents que l'on peut consulter ou demander. L'envoi de nombreuses photocopies revient à ne rien envoyer du tout car personne ne les lit.

7. Désigner un animateur, dont le rôle est de veiller au respect du plan de travail et à la participation active de chacun.

8. Préparer son intervention à l'aide de supports clairs et précis : transparents, diapositives, vidéos. Éventuellement, faire une répétition de ce que l’on a prévu de dire pendant la réunion, d’autres idées pouvant bien sûr venir en cours de discussion.

9. Être strict sur la ponctualité et commencer à l'heure. Au début de la réunion, l’animateur doit reformuler le problème, rappeler l'ordre du jour et définir le temps maximum imparti à chaque sujet de l'ordre du jour. Si les participants ne se connaissent pas, l'animateur organise un tour de table pour que chacun puisse se présenter.

10. Désigner un secrétaire chargé de prendre des notes en vue d'établir un compte-rendu de la réunion qui sera envoyé à chacun des invités (qu’ils soient présents ou non).

11. Si vous avez à votre disposition un tableau blanc ou un paper-board désigner un scribe, utile pour faire des schémas ou des explications nécessitant un support en cours de réunion. le scribe peut également utiliser un vidéoprojecteur, et utiliser un logiciel de brainstorming.

12. L’animateur introduit chaque sujet par une courte présentation puis donne la parole aux participants. Attention, il doit veiller à répartir les temps de parole.

13. En fin de réunion, faire le point des décisions prises, vérifier que l’on a l’accord de tous les participants, demander si quelqu’un a quelque chose à ajouter. Consigner par écrit les principales suites à donner retenues (sous forme de tableau avec en colonne les tâches à faire, les résultats attendus, les dates de livrable, le responsable). Reformuler en fin de discussion les positions exprimées et proposer la conclusion qui semble s'en dégager. S'il n'y a pas de consensus, résumer les positions antagonistes.

14. Fixer la date de la prochaine réunion, son thème, ses objectifs... Préciser la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera adressé, typiquement sous deux jours.

15. Le compte-rendu rédigé par le secrétaire, doit être envoyé aux participant pour validation du contenu, des décisions prises et du plan d'action1.

Principales causes d’échec
Si la réunion s'est mal déroulée, il est nécessaire d'analyser les causes de cet échec, qui peuvent être de deux natures : soit elles concernent un problème d'organisation, soit elles se situent dans le déroulement même de la réunion.

Problèmes d'organisation

Si le délai de convocation est trop court, de nombreux désistements peuvent survenir et les participants peuvent manquer de temps pour préparer la réunion. De même, l'absence de documents préparatoires entraine une méconnaissance du sujet traité et donc un risque de désintéressement du participant au fil de la réunion.

Le fait de convoquer trop de monde amène une difficulté supplémentaire pour l'animateur et peut donner lieu à une impression de flottement dans l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.

Ne pas s'être renseigné sur le niveau de compétence des intervenants peut s'avérer préjudiciable pour la réputation de l'organisateur (entreprise, association, parti politique...). Un fort retard sur le planning et les interventions hors de propos résultant d'un ordre du jour imprécis (on sait juste que l'on va parler de...).

Un lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme peut occasionner une difficulté d'écoute pour les participants, soit parce qu'ils sont trop nombreux pour la taille de la pièce, soit parce qu'ils voient mal leurs interlocuteurs.

Une insuffisance ou inexistence de moyens, audio-visuels notamment, peut mener à une lassitude de l'auditoire. Celui-ci n'entend rien si le micro ne fonctionne pas ou visualise mal les divers présentations si le rétroprojecteur ou le portable initialement prévu est absent.

Le stationnement difficile aux abords du lieu de la réunion ou sa mauvaise signalisation (plan sur la convocation imprécis, voire absent) peut occasionner d’importants retards.

L'indisponibilité d'un acteur essentiel est un frein à la dynamique du groupe et laisse une impression de perte de temps aux participants, puisqu'il faudra certainement se réunir à nouveau en présence de cet acteur.

Une réunion "à sens unique", informant simplement d'une décision prise par la direction et ne tenant pas compte des remontées de la base du type "c'est impossible, parce que...", ou bien "il risque de se passer tel(s) problème(s), que proposez-vous pour l'éviter..." dégradera fortement les performances de l’entreprise à moyen terme et l'implication de ses employés, comparé à un simple mail déclaratif se concluant par "Merci de me remonter vos remarques constructives à ce sujet.".

Problèmes liés au déroulement de la réunion

Des participants passifs, trop discrets ou distraits, conduisent à des luttes d'influence sur les temps de parole, ce qui déséquilibre le débat, ralentit la progression de la réunion et diminue les chances d'arriver à un véritable consensus, aboutissement de la meilleure solution au problème posé.

Une animation soporifique crée des apartés entre petits groupes de personnes et un manque d'assiduité pouvant aller jusqu'à l'endormissement de certains participants. Au contraire, une animation stressante et autoritaire mène à une réticence à la prise de parole.

Enfin, les incidents de réunion (éclats de voix, départ brusque d'un ou plusieurs participants) sont à gérer par l’animateur, qui doit garder son sang-froid tout au long de la réunion.

Texte sous licence CC BY-SA 3.0. Contributeurs, ici. Photo : pressmaster - Fotolia.com.

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