La déclaration préalable à l'embauche

L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet (Urssaf ou MSA pour les salariés agricoles), et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé. A défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié…

Les employeurs qui ont recours au titre emploi-service simplifié (TESE) ou au chèque emploi associatif (CEA), dans les conditions fixées par la réglementation, sont réputés satisfaire à l’ensemble des formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leurs salariés, notamment la déclaration préalable à l’embauche. Pour faciliter les formalités liées à l’embauche et à l’emploi de leur salarié, les particuliers employeurs peuvent avoir recours au dispositif du CESU.

La déclaration préalable à l’embauche comporte les mentions suivantes :
Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;

Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;

Date et heure d’embauche ;

Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;

Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.

Au moyen de cette déclaration, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :
L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévue à l’article R. 243-2 du code de la sécurité sociale ;

L’immatriculation du salarié à la CPAM prévue à l’article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de MSA prévue à l’article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ;

L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage prévue à l’article R. 5422-5 du code du travail ;

La demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole, prévu à l’article L. 4622-7 du code du travail ;

La demande d’examen médical d’embauche, prévu à l’article R. 4624-10 du code du travail, ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à l’article R. 717-14 du code rural et de la pêche maritime ;

La déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime

La DPAE est adressée par l’employeur :
Soit à l’organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale (Urssaf) dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié ;

Soit, s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de MSA du lieu de travail de ce salarié.

Cet organisme communique les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration, service, organisme ou institution concerné par l’une ou l’autre des déclarations ou demandes mentionnées ci-dessus, selon leurs compétences respectives.

La DPAE est réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

La DPAE est, par principe, effectuée par voie électronique. Les employeurs relevant du régime général de sécurité sociale qui ont accompli plus de 500 déclarations préalables à l’embauche au cours de l’année civile précédente ont même l’obligation d’adresser les déclarations préalables à l’embauche par voie électronique. Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité fixée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, recouvrée et contrôlée selon les règles, garanties et sanctions relatives au recouvrement des cotisations de sécurité sociale. Les pénalités dues au titre d’une année civile sont versées au plus tard à la première date d’exigibilité des cotisations de sécurité sociale de l’année suivante.

Pour plus de précisions, on peut se reporter aux informations diffusées sur le site de l’Urssaf

Pour les employeurs qui ne sont pas tenus d’utiliser la voie électronique, la DPAE peut être effectuée au moyen d’un formulaire, dont le modèle a été fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012 cité en référence. Ce formulaire (Cerfa 14738*01) peut être obtenu auprès des Urssaf ; il est également disponible pour impression sur le site de l’Urssaf. L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’organisme mentionné ci-dessus (Urssaf ou Caisse de MSA pour les salariés agricoles) par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception :

- lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception du document mentionné ci-dessous ;

- lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la Poste faisant foi.

L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception du document mentionné ci-dessous.

L’indisponibilité de l’un de ces moyens de transmission n’exonère pas l’employeur de son obligation de déclaration par l’un des autres moyens.

L’organisme destinataire adresse à l’employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

A défaut de contestation par l’employeur des informations figurant sur ce document, dans le délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document constitue une preuve de la déclaration.

L’employeur conserve cet avis de réception jusqu’à l’accomplissement de la déclaration prévue par l’article R. 243-14 du code de la sécurité sociale pour les salariés non agricoles (DADS) et par l’article R. 741-2 du code rural et de la pêche maritime pour les salariés agricoles.

Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, l’employeur doit, sur demande des agents de contrôle mentionnés à l’article L. 8271-7 du code du travail (inspecteurs du travail, contrôleurs du travail, officiers et agents de police judiciaire, agents des impôts et des douanes, agents des organismes de sécurité sociale et des caisses de MSA agréés à cet effet et assermentés, etc.) produire l’avis de réception mentionné ci-dessus s’il est encore tenu de le conserver ou, tant qu’il n’a pas reçu cet avis, les éléments leur permettant de vérifier qu’il a procédé à la déclaration préalable à l’embauche du salarié.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d’identification de l’établissement employeur, du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans un délai de 14 mois ainsi que des mentions prévues aux 3° et 4° de l’article R. 1221-1 du code du travail sont applicables

Un salarié peut demander, par écrit, aux services compétents en matière de travail dissimulé dont la liste figure à l’article L. 8271-7 du Code du travail et notamment à l’Urssaf, si son employeur a accompli la déclaration préalable à l’embauche le concernant. Cette demande doit comporter les précisions figurant à l’article D. 8223-1 du Code du travail. La réponse intervient dans les 30 jours qui suivent sa demande et contient les informations mentionnées à l’article D. 8223-2 du Code du travail Sur ce point, on peut consulter les informations diffusées sur le site de l’Urssaf.

Source : Ministère du Travail. Photo : Fotolia.com - Kzenon.

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