L’archivistique ou la science de préservation des archives

En archivistique, on considère que le cycle de vie d’un document est divisé en trois périodes : courante (1er âge), intermédiaire (2e âge) et définitive (3e âge).

Les archives courantes (ou archives actives)
Ce sont celles dont les affaires sont en cours regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires courantes.

Les archives intermédiaires (ou archives semi actives)
Celles-ci ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) soit éliminées.

Une fois échue leur durée d'utilité administrative (DUA) ou juridique, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées définitivement.

Les archives définitives
Ces dernières ont vocation à être conservées pour des raisons historiques ou patrimoniales. En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les communes de plus de 2000 habitants peuvent créer des services ad hoc dans lesquels elles conservent l'ensemble de leurs archives, sous le contrôle de l'Etat. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.

Les archives d'entreprise
Les entreprises, comme tous les autres organismes du secteur privé ont plusieurs raisons ou obligations de conserver des archives :
- des raisons utilitaires (liées à la pérennité et efficience de leurs activités ou à une certification volontaire (écolabels, écosociolabels) impliquant la conservation d'archives) ;
les obligations légales ; le droit positif oblige les entreprises à conserver certains types de document pendant une durée donnée (en France, c'est le cas de certaines dispositions du Code de commerce), soit parce qu'il leur faut, en cas de procès ou de contrôle, pouvoir prouver qu'elles ont fait ou dit ce qu'elles devaient au moment où elles le devaient ;
- rarement, un musée interne ou un service d'archives historiques, confié à des archivistes de métier est créé et ouvert à des chercheurs extérieurs à l'entreprise, avec des préoccupations d'image de l'entreprise ou culturelles et patrimoniales. Quelques grandes banques et grands groupes industriels ont cette démarche. De plus en plus, des services d'archives publics recueillent des archives d'entreprises. Une part importante des sources de l'histoire de l'économie se trouve donc dans ces services dont le plus connu en France est les Archives nationales du monde du travail.
- Les archives sont généralement purement utilitaires et conservées seulement aussi longtemps qu'elles sont des archives courantes ou intermédiaires, avant leur destruction une fois échue leur durée d'utilité administrative ou juridique. Leur gestion est confiée à des services de logistique interne, éventuellement renforcés par des sous-traitants externes, ou elle est confondue avec des activités de documentation. Dans le meilleur des cas, cette gestion est rationalisée par des procédures de Records Management (alias gestion des documents d'archives) qui encadrent dès l'origine la production des documents, évitent les doublons et les destructions inconsidérées et assurent la traçabilité des documents durant leur durée de vie.

Les coûts d’entreposage des archives
Le coût moyen d'un m² d'archives stockées en palette est de 96€ par an avec de fortes baisses de coûts en fonction des quantités entreposées. A titre de comparaison, la valeur locative du m² de bureau en Ile de France va de 580 €/m² par an au centre de Paris à 120 €/m² à Marne la Vallée. Ainsi, il est nettement plus économique d’externaliser l’entreposage de ses archives de troisième âge, voire de deuxième âge notamment si la société d’archivage possède un système de livraison express permettent un accès relativement à ses archives en cas de besoin.

La qualité et la confidentialité de l’entreposage
Chez un professionnel de l’archivage, les archives sont conservées dans des conditions techniques optimum de température, d'hygrométrie et de lumière tout en veillant à la sécurité et la confidentialité comme par exemple l’accès contrôlé aux entrepôts ou l’adressage aléatoire des conteneurs entreposés.

Un spécialiste de l'archivage :

78190 - ENTREPÔTS SEINE-ET-MARNE ILE DE FRANCE (ESM-IF) http://www.stockage-archives-78.com